＜はじめに＞
この記事は「同窓会の幹事さん必見！最高の成人式同窓会を開催しよう！-同窓会幹事のタスク＆ポイント-[STEP.1]」の続きとなっています。
[STEP.1]をご覧になっていない方は、先に[STEP.1]をご覧いただいてからこの記事[STEP.2]をご覧いただくと、より理解が深まります。
会場探し・会場の下見・会場の申込
STEP.2 早めの会場探し＆予約が成功のカギ！
【目安時期 ： 10〜6ヶ月前】
会場選びは同窓会の成功に直結！選び方のポイントは？
同窓会が開催される会場は、参加率や満足度にも関わります。参加人数がわからない状態での会場探しは、幹事さんにとって最大のお悩みです。選び方のポイントをおさえて、ピッタリの会場を見つけましょう。
1.会場探しは情報戦！同窓会の「条件」に合わせて最適な会場を選ぼう
「どんな場所で同窓会を開催するのか」は会場選びの大切なポイントです。参加者数、立地、料金、設備など、さまざまな条件を考慮することが大切です。しかし、いざ会場を探そうと「同窓会」「会場」などと検索をすると情報量が多く困惑したという声も。幹事メンバーで協力してリサーチし、最適な会場を選びましょう。
- 成人式同窓会の参加率は3割〜5割が一般的。幹事メンバーで参加人数を予測して収容人数が合う会場を探しましょう。
- 大人数になるほどアクセスの良さは重要になります。地元なのか、主要駅に近いのかあるいは思い出の場所などで立地を絞り込みましょう。
- 同窓会のコンセプトに合うような「シチュエーション」も会場選びの大切なテーマです。
2. 同窓会が多く開催される日程だからこそ、早めの行動がカギ！
成人式式典と同じ日に開催される同窓会は、当然多くの学校が計画を立てています。まだまだ先だと思って会場探しを先延ばしにすると、あっという間に条件の揃った会場は空きがない状態に。「もっと早く動いていれば」と後悔しないよう、今すぐ行動開始しましょう。
- 開催日 ： 式典後すぐ or 少し期間を空けて開催する？アンケートを取るのも◎
- 開催場所 ： 地元に近いエリア、アクセスの良いターミナル駅周辺、思い出の場所など
- 参加人数 ： 恩師を含めた大まかな人数を想定する
- テーマ ： “〇〇記念””祝20歳！〇〇中学校同窓会”など冠があると訴求力UP
3.下見は必須！アクセスや広さ、雰囲気などを実際に見ておこう
WEBページや口コミサイトの情報だけを見ていたら、実際は雰囲気が違う場合があるので、会場の候補が挙がったら、できる限り下見に行くことをオススメします。実際の広さや会場までのアクセス、設備・サービスの質などは、現地で確認するようにしましょう。
＜下見のチェックポイントの例＞
- 想定人数が収容できる会場かどうか
- 設備・サービス
- 会場のレイアウト
- 音響や映像への対応、機器をレンタルできるかどうか
- 予約方法、貸切保証金の確認
- 会場までのアクセス
会場探し・会場の下見・会場の申込