成人式後の同窓会、参加者にとって一生の思い出となる素敵な会にしたいですよね。でも、いざ幹事になってみると、役割の多さに驚くことも。いったい何から手をつければ良いのか、とまどう声が多く聞かれます。
「幹事を任されたけど、何をすればいいの？」
「準備が大変そう…」
そんな幹事の皆さんのために、同窓会幹事のお仕事について徹底解説！
同窓会の準備から開催までのタスクとポイントを、ステップごとにまとめました。
最高の同窓会を実現するために、ぜひ参考にしてください。
STEP.1 同窓会の計画を立てよう！
【目安時期 ： 12〜9ヶ月前】
成功への第一歩！幹事チーム作りと初期計画で土台を固めよう。
式典後の「成人式同窓会」は、久しぶりに友人や恩師と再会できる貴重な時間。
限られた時間を充実したものにするために欠かせないのが「幹事チーム」の存在です。
1.最強の幹事チームを結成しよう！
成人式同窓会は人数・規模ともに大規模になる傾向があり、一人で全てを行うのは困難です。同窓会の準備〜開催までをスムーズに進めるためにも、幹事を務めてくれる信頼できる仲間を集めましょう。
- 性別・クラス・部活など、幅広く声かけをしましょう。1クラスに2名前後いると◎
- 名簿・会計・企画・広報など、得意分野で役割分担すると効率UP！
- メンバーが決まったら、定期的なミーティングで情報共有＆モチベーションを維持
2. 同窓会の概要＆テーマを決めよう！
成人式同窓会の概要・テーマを決めることは、会の魅力を高め、より多くの参加者を集めるためにとても重要です。概要やテーマが明確になると、それに沿って具体的なスケジュールを立てやすくなります。記憶に残るイベントを企画しましょう！
- 開催日 ： 式典後すぐ or 少し期間を空けて開催する？アンケートを取るのも◎
- 開催場所 ： 地元に近いエリア、アクセスの良いターミナル駅周辺、思い出の場所など
- 参加人数 ： 恩師を含めた大まかな人数を想定する
- テーマ ： “〇〇記念””祝20歳！〇〇中学校同窓会”など冠があると訴求力UP
3.初期スケジュール&タスクを可視化しよう！
いつまでに何をすべきかタスクを洗い出し、大まかなスケジュールを立てます。
必要なタスクをスケジュールにまとめたら、幹事メンバーで共有して進めましょう。
（タスクリストの例）
- 会場を決める
- 会費・集金方法を決める
- 告知をする（LINEやInstagramなど）
- SNSグループをつくる
（オープンチャットなど） - 案内状を送る（先生への連絡など）
- 出欠管理（ドタキャン防止対策）
- 企画の手配
- 最終的な出席者数の確認
- 2次会の手配
- 当日準備をする（映像や名札準備など）
（スケジュールの例を掲載する）
4.恩師へのアプローチは早めに！
恩師へは早めの連絡を心がけ、挨拶やビデオメッセージなど依頼する場合にも相手に負担をかけないよう配慮することが大切。参加不参加にかかわらず、近況方向や思い出話など、心のこもったメッセージを添えると良いでしょう。
5.参加者へ声かけしよう！
例年、幹事の皆さんが後回しにしがちな”参加者への声かけ”。実はここに落とし穴があります。「これくらいは集まるだろうから」と大人数の参加を見込んで会場探しをしている幹事さんのほとんどが、声かけをスタートしておらず、数ヶ月後に参加数が全体の半数にも届いていない場合があるのです。
参加者が多いほど、企画・装飾・司会の依頼など、予算にも余裕が出てきます。
成人式同窓会は参加者を集めることが成功へのカギ！ツールも活用して、できるだけ多くの人に告知しましょう。
- 同窓会の告知に記載する「発起人」を複数人に（各クラスに1名以上だと◎）発起人が多いほど横のつながりが強くなり、参加率アップが見込めます。
- LINEやInstagramを利用して告知をしたら、その後も定期的に情報を発信し、同窓会への期待感UPにつなげましょう。（告知をしてもすぐには出席連絡が来ません。）
- 早期に参加の意向を把握することで、会場の選定や予算計画も立てやすくなります。
- 返事が来たらその都度現状の参加状況を幹事メンバーで共有しましょう。
参加率の低さが浮き彫りになると、幹事同士の意識が高まりそれぞれが参加者集めに積極的になります。
次回は[STEP.2]をご期待ください。